Billing & Płatności (Billing & Payments)
13.1. Waluta i ceny
Usługi Asystio są rozliczane w polskich złotych (PLN) dla klientów krajowych. Dla klientów z innych krajów UE dopuszczamy płatności w euro (EUR) – w takim przypadku ceny zostaną przeliczone wg średniego kursu NBP z dnia wystawienia faktury lub prezentujemy odrębny cennik EUR. Wszystkie ceny podawane są jako netto (nie zawierają podatku VAT) lub brutto – będzie to wyraźnie zaznaczone. Dla klientów z Polski ceny są brutto (z 23% VAT, o ile jesteśmy czynnym VATowcem; aktualnie JDG Asystio planuje zwolnienie z VAT do przekroczenia limitu, wtedy ceny brutto = netto). Dla klientów z UE posiadających NIP UE stosujemy odwrotne obciążenie (VAT 0%) w transakcjach B2B, a dla konsumentów z UE ewentualnie naliczamy ich lokalny VAT (OSS) – jednak generalnie kierujemy ofertę do firm, nie konsumentów spoza PL.
13.2. Operatorzy płatności – Autopay i Stripe
Asystio może obsługiwać płatności za pośrednictwem Autopay albo Stripe, zależnie od ścieżki zakupowej, metody płatności, rodzaju rozliczenia oraz statusu migracji płatności. Autopay jest operatorem wdrażanym dla polskich ścieżek płatności i płatności kartowych objętych integracją. Stripe pozostaje dostępny dla ścieżek legacy/migration oraz wybranych samoobsługowych płatności lub doładowań, dopóki istnieją aktywne linki i procesy Stripe.
W obu przypadkach Asystio nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych na własnych serwerach. Dane karty są przekazywane bezpośrednio do właściwego operatora płatności w bezpiecznym formularzu lub procesie tokenizacji.
13.3. Metody płatności dostępne
Dostępne metody płatności zależą od operatora i aktualnej ścieżki zakupowej. W szczególności mogą obejmować karty płatnicze Visa/Mastercard, BLIK, szybkie przelewy, portfele cyfrowe oraz tradycyjny przelew bankowy dla wybranych rozliczeń rocznych lub indywidualnych ustaleń B2B.
Przed zatwierdzeniem płatności lub subskrypcji klient otrzymuje informacje o operatorze płatności, wybranym planie, kwocie, walucie, częstotliwości, terminie płatności, preferowanej dacie rozliczenia, sposobie komunikacji oraz nazwie działalności widocznej na wyciągu, o ile dany operator przekazuje taki opis.
13.4. Harmonogram obciążeń
Subskrypcje miesięczne – obciążenie karty następuje pierwszego dnia okresu lub w preferowanej dacie rozliczenia wybranej przez klienta, jeżeli dana ścieżka płatności to umożliwia. Subskrypcje roczne – analogicznie, z góry za rok. Przed końcem okresu próbnego lub płatnego wysyłamy przypomnienie, jeżeli wymaga tego charakter rozliczenia albo przepisy prawa.
Płatności cykliczne kartą i operatorzy płatności
Dla płatności cyklicznych kartą Asystio stosuje model automatycznych obciążeń realizowanych przez właściwego operatora płatności, w szczególności Autopay albo Stripe. Domyślna nazwa działalności widoczna na wyciągu klienta to ASYSTIO; dokładny opis transakcji może zależeć od operatora płatności, banku klienta i konfiguracji danej metody płatności.
Data rozliczenia
Klient powinien mieć możliwość wyboru preferowanej daty rozliczenia, jeżeli dana ścieżka płatności i operator pozwalają na taki wybór. Ma to zwiększyć szansę dostępności środków na saldzie klienta w dniu pobrania płatności. Jeżeli preferowana data nie jest dostępna technicznie, informujemy o terminie płatności właściwym dla wybranego planu i operatora.
Informacje przed obciążeniem
Przed pobraniem płatności lub uruchomieniem cyklicznego obciążania karty przekazujemy klientowi transparentne dane: nazwę działalności, która może pojawić się na wyciągu klienta (ASYSTIO lub opis zależny od operatora), kwotę i częstotliwość płatności (stałą albo zmienną), termin płatności (stały albo zmienny), sposób komunikacji oraz informacje o operatorze płatności.
W przypadku stałych płatności cyklicznych klient otrzymuje przypomnienie co najmniej raz na 6 miesięcy. W przypadku zmiennych kwot albo nieregularnych obciążeń zalecane powiadomienie wysyłamy co najmniej 7 dni przed obciążeniem. Jeżeli produkt lub usługa nie może zostać dostarczona, klient zostanie o tym powiadomiony bez zbędnej zwłoki.
Zgoda na cykliczne obciążenia
Uruchomienie automatycznych płatności kartą wymaga wyraźnej zgody klienta na cykliczne obciążenia. Zgoda jest udzielana aktywnie, na przykład przez niewstępnie zaznaczony checkbox, i obejmuje wybrany plan, kwotę, walutę, częstotliwość, termin płatności, preferowaną datę rozliczenia, sposób komunikacji, operatora płatności oraz akceptację Regulaminu i zasad płatności cyklicznych.
Zgodę przechowujemy w formie elektronicznej przez cały okres trwania umowy. W ramach dokumentacji zachowujemy również e-mailowe potwierdzenie zgody klienta oraz podpisaną umowę albo elektronicznie zaakceptowane warunki płatności automatycznej, jeżeli dana ścieżka sprzedaży przewiduje taką formę.
Anulowanie płatności automatycznych
Klient może anulować zlecenie płatności automatycznych online, w szczególności przez ustawienia konta, panel subskrypcji lub kontakt z Asystio. Po anulowaniu subskrypcji przez klienta dalsze rozliczenia są natychmiast zatrzymywane, z uwzględnieniem technicznego czasu przetworzenia dyspozycji przez operatora.
Zgłoszenia anulowania są monitorowane codziennie. Reagujemy niezwłocznie i potwierdzamy klientowi zamknięcie konta transakcji automatycznych lub zakończenie automatycznego obciążania karty.
Zwroty przy zbyt późnym anulowaniu
Jeżeli anulowanie zostało zgłoszone zbyt późno, a mimo to doszło do pobrania środków za okres, który zgodnie z dyspozycją klienta nie powinien już zostać rozliczony, dokonujemy zwrotu środków i informujemy klienta o sposobie oraz terminie zwrotu.
Chargeback
Po otrzymaniu chargebacka analizujemy przyczynę sporu i rozważamy anulowanie dalszych obciążeń, aby ograniczyć ryzyko kolejnych nieautoryzowanych lub kwestionowanych transakcji. W razie potrzeby kontaktujemy się z klientem w celu wyjaśnienia statusu usługi i subskrypcji.
Dowód dostarczenia usługi
Asystio zachowuje dowód dostarczenia towaru lub usługi, w szczególności dane aktywacji konta, historię dostępu do platformy, status subskrypcji, potwierdzenia e-mailowe oraz inne metadane niezbędne do obsługi rozliczeń, reklamacji, chargebacków i obowiązków prawnych.
Uwierzytelnienie pierwszej transakcji
Pierwsza transakcja kartą jest uwierzytelniana zgodnie z mechanizmem operatora płatności, w szczególności z użyciem 3D Secure / SCA tam, gdzie jest to wymagane przez przepisy, bank klienta albo reguły operatora.
Potwierdzenia e-mail i przechowywanie zgód
Po udzieleniu zgody na płatności cykliczne klient otrzymuje potwierdzenie e-mail zawierające co najmniej: nazwę usługi, operatora płatności, plan, kwotę, walutę, częstotliwość, termin płatności, preferowaną datę rozliczenia, sposób komunikacji, descriptor ASYSTIO lub informację, że opis transakcji może zależeć od operatora, oraz sposób anulowania płatności automatycznych. Potwierdzenie zgody przechowujemy przez cały okres trwania umowy.
13.5. Niewywiązanie z płatności
Jeśli płatność się nie powiedzie, system może ponowić próbę automatycznie, zgodnie z zasadami operatora i wybranego planu. Po bezskutecznych próbach oraz wcześniejszym powiadomieniu klienta dostęp do usługi może zostać zawieszony.
Brak płatności = brak dostępu. Chcesz wrócić? Dokup nowy pakiet albo skontaktuj się z Asystio w sprawie wznowienia subskrypcji.
13.6. Zwroty i polityka refundacji
Standardowo, opłaty za już rozpoczęty okres abonamentowy nie podlegają zwrotowi, chyba że prawo przewiduje inaczej (np. konsument odstąpił w 14 dni – wtedy zwrócimy proporcjonalnie za niewykorzystany okres). Niemniej, staramy się być elastyczni:
- Jeśli klient przez pomyłkę opłacił zły plan lub zduplikował płatność – dokonamy korekty i zwrotu nadpłaty.
- W przypadkach niezadowolenia z usługi, rozpatrujemy reklamacje indywidualnie (sekcja 14 Zwroty/Reklamacje). Możliwy jest częściowy refund lub przedłużenie triala w ramach gestu.
- W planach rocznych – jeśli klient chce zrezygnować przed końcem okresu, co do zasady nie zwracamy środków (bo otrzymał zniżkę roczną), ale możemy w wyjątkowej sytuacji (np. firma kończy działalność) rozważyć proporcjonalny zwrot za pełne niewykorzystane miesiące minus np. koszty manipulacyjne.
Procedura zwrotu: dokonywana tą samą metodą jak płatność, za pośrednictwem właściwego operatora płatności albo przelewem tradycyjnym na konto nadawcy, jeżeli tak była realizowana płatność. O przyznaniu refundacji klient zostanie poinformowany e-mailowo, wraz z notą korygującą faktury, jeżeli jest wymagana.
13.7. Faktury
Po każdej płatności wystawiamy fakturę VAT / rachunek. Faktury są dostępne w panelu klienta oraz wysyłane e-mailem. Od 2026 r. polskie faktury będą wystawiane również przez KSeF, jeżeli będzie to wymagane przepisami.
13.8. Zmiany cen
O istotnej zmianie cen informujemy z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem (a dla konsumentów – 30 dni i prawo odstąpienia). Klient będzie mógł wtedy zrezygnować przed wejściem nowych stawek. W przypadku obniżek lub promocji – możemy stosować od razu (na korzyść klienta).
13.9. Promocje i kupony
Okresowo możemy oferować rabaty (np. kod promocyjny obniżający cenę pierwszego miesiąca, czy program poleceń dający kredyt). Warunki każdej promocji będą podane osobno (czas trwania, kogo dotyczy). Promocje nie łączą się, o ile nie stwierdzono inaczej. Wszelkie przyznane kredyty promocyjne mają ważność określoną (np. trzeba je wykorzystać w 6 miesięcy).
13.10. Bezpieczeństwo płatności
Bezpieczeństwo transakcji online jest kluczowe. Autopay, Stripe albo inny wybrany operator płatności spełnia właściwe standardy bezpieczeństwa dla obsługiwanych metod, w szczególności wymogi PCI DSS dla płatności kartowych, jeżeli ma zastosowanie. Żadne pełne dane karty płatniczej nie są przechowywane na serwerach Asystio – klient wprowadza je w bezpiecznym formularzu lub procesie operatora, który odpowiada za tokenizację i autoryzację transakcji. W razie podejrzeń nieautoryzowanych transakcji prosimy o natychmiastowy kontakt – operator umożliwia proces chargeback i wyjaśnienia.
English summary
This section describes how billing and payments are handled. Prices are in PLN for Poland or EUR for selected international clients. Payments may be processed through Autopay or Stripe depending on the payment path, method and migration status. For recurring card payments, customers receive transparent information about the operator, plan, amount, currency, frequency, payment date, preferred billing date, communication channel and the default statement descriptor ASYSTIO, subject to operator-specific wording. Recurring card charges require explicit active consent, such as an unchecked checkbox, and the consent is stored electronically for the duration of the agreement. Fixed recurring payments are reminded at least every 6 months, while variable or irregular amounts should be notified at least 7 days before the charge. Customers can cancel automatic payments online; cancellation requests are monitored daily, further charges are stopped immediately after cancellation, late-cancellation charges are refunded when applicable, and chargebacks may lead us to cancel further charges. We keep proof of service delivery, email confirmation of consent, and signed or electronically accepted automatic payment terms. The first card transaction is authenticated by the operator, for example with 3DS/SCA where required.