Asystio
Wróć do Centrum Prawnego
Dokument oficjalny

Zgodność z wymogami prawnymi (KSeF, ZUS) (Regulatory Compliance – e-Invoicing KSeF, Social Security)

Ostatnia aktualizacja: 1 marca 2026Dokument oficjalny

12.1. KSeF – Krajowy System e-Faktur

Asystio, jako dostawca usług dla przedsiębiorców, uwzględnia w swojej działalności obowiązki związane z cyfryzacją fakturowania w Polsce. Zgodnie z aktualnymi przepisami, od 1 lutego 2026 r. wszyscy polscy podatnicy VAT będą zobowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur). W związku z tym:

  • Wystawianie faktur: Wszystkie faktury sprzedażowe wystawiane przez Asystio (JDG Kamil Rogaczewski) po wejściu w życie obowiązku będą generowane i przesyłane przez platformę KSeF, zgodnie z wymogami. Już obecnie pracujemy nad integracją z KSeF, by od 2025/2026 płynnie przejść na ten system. Oznacza to, że faktury za abonamenty Asystio będą dostępne w formie ustrukturyzowanej (FA(3) XML) w KSeF oraz opcjonalnie w formie PDF informacyjnie.
  • Odbiór faktur przez klientów: Klienci, którzy są czynnymi podatnikami VAT w Polsce, powinni przygotować się do odbierania faktur w KSeF od 2026. Na prośbę klienta możemy dostarczać także kopie faktur e-mailem, ale fakturą prawnie wiążącą będzie ta w KSeF (z numerem identyfikacyjnym KSeF).
  • Zwrot VAT 40 dni: Dzięki korzystaniu z KSeF, nasi klienci będą mogli liczyć na skrócony termin zwrotu VAT (40 dni) jeśli spełnią warunki ustawowe.
  • Okres przejściowy: Zgodnie z przepisami, do końca 2025 roku (okres dobrowolności i testów) będziemy funkcjonować hybrydowo: wystawiamy faktury elektroniczne tradycyjne (PDF) i możemy testowo generować w KSeF. Do czasu wejścia obowiązku, jeżeli chcesz otrzymywać fakturę ustrukturyzowaną wcześniej – daj nam znać, możemy ją wystawiać dobrowolnie poprzez KSeF już od 2024/2025.
  • Informacja dla klientów zagranicznych: Obowiązek KSeF dotyczy faktur wystawianych przez polskich podatników. Dla klientów spoza Polski (np. UE z VAT-UE, czy spoza UE) nadal wystawiamy faktury w obecnej formie, lecz system KSeF ich nie obejmie.

Asystio zapewnia, że wdrożenie KSeF nie obciąży dodatkowo klientów – integracja będzie po naszej stronie. W razie pytań lub potrzeby przekazania uprawnień (tokenów KSeF) – skontaktujemy się indywidualnie. Śledzimy komunikaty Ministerstwa Finansów i dostosowujemy się do planu wdrożenia KSeF (np. testy API KSeF 2.0 od września 2025).

12.2. ZUS – compliance z przepisami ubezpieczeń społecznych

Działalność Asystio (JDG) jest prowadzona zgodnie z obowiązkami wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dla użytkowników naszych usług ma to ograniczony bezpośredni wpływ, jednak:

  • Zatrudnienie / UoD: Wszystkie osoby zaangażowane w realizację usług (pracownicy, zleceniobiorcy) są zgłoszone do ubezpieczeń społecznych i rozliczenia ZUS są regulowane na bieżąco. Dotyczy to w szczególności naszego DPO i ewentualnych pracowników obsługi – co gwarantuje legalność naszych działań.
  • Integracje z ZUS (jeśli dotyczy): W przyszłości Asystio może planować moduły wsparcia dla przedsiębiorców w zadaniach administracyjnych, np. generowanie wniosków do ZUS czy przypominanie o składkach. Jeżeli takie funkcje powstaną, zapewnimy, że są zgodne z wymogami prawa (np. aktualne formularze, szyfrowanie danych osobowych pracowników w takich integracjach). Na razie jednak Platforma nie przetwarza danych z systemu ZUS ani nie integruje się z portalem PUE ZUS.
  • Składki i dane przekazywane: W zakresie przetwarzania danych pracowników naszych klientów – raczej nie występuje, bo Asystio operuje głównie na danych marketingowych/klienckich, nie HR. Gdyby pojawił się moduł analizy np. danych kadrowych, będzie on zaprojektowany by spełniać ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych (np. nie zatrzymamy danych typu PESEL dłużej niż potrzebne i w sposób bezpieczny).

12.3. Inne wymogi prawne

  • Biała lista VAT: Sprawdzamy, czy płatności powyżej 15k PLN otrzymujemy z kont zarejestrowanych na białej liście – działamy jednak jako JDG zwolniony z VAT (do pewnego progu), co minimalizuje problem. W przypadku stania się VAT-owcem, dopełnimy formalności dot. płatności split payment etc., jeżeli będą wymagane.
  • RODO / UODO: O tym obszernie mówią inne sekcje (Polityka prywatności, DPA). Jesteśmy też przygotowani na ewentualne kontrole organów – prowadzimy rejestry i dokumentację zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.
  • Przepisy konsumenckie (UOKiK): Śledzimy zmiany w prawie konsumenckim (implementacja dyrektyw omnibus, towarowej, cyfrowej w 2023) – niniejsze dokumenty uwzględniają te zmiany (np. prawa konsumenta do treści cyfrowych). Będziemy aktualizować warunki, jeśli pojawią się nowe obowiązki (np. informowanie o algorytmach rekomendacji – obecnie nas to nie dotyczy, bo nie profilujemy konsumentów marketingowo).
  • Prawo telekomunikacyjne (cookies): Polityka cookies jest tak ułożona, by spełniać wymogi art. 173 i 174 PT. Będziemy monitorować ewentualne zmiany (np. zastąpienie dyrektywy ePrivacy nowym rozporządzeniem).
  • Prawo pracy: Jeśli w ramach Asystio pojawią się usługi dla rekrutacji / HR (możliwe, bo jest moduł "Prywatność kandydatów"), dopilnujemy zgodności z kodeksem pracy i innymi aktami (np. ograniczenia co do danych kandydata jak art. 221 Kp).
  • Podatki i księgowość: Jako JDG prowadzimy podatkową księgę przychodów i rozchodów – zgodnie z przepisami. Dla klientów zagranicznych stosujemy mechanizmy OSS (One-Stop-Shop) jeśli sprzedajemy B2C w UE. Na życzenie udostępniamy naszym klientom (B2B) dokumenty potwierdzające status (np. zaświadczenie o wpisie do CEIDG, potwierdzenie VAT UE).

12.4. Śledzenie zmian prawa

Zobowiązujemy się śledzić na bieżąco zmiany w polskim i unijnym prawie mające wpływ na świadczone przez nas usługi. W szczególności, dedykujemy temu zadaniu naszą współpracę prawną – stale monitorujemy publikacje na gov.pl, UODO, UKE, MF itp. (przykładowo wdrożenie KSeF przesunięto z 2024 na 2026, i my te zmiany uwzględniliśmy). Wszelkie istotne zmiany w przepisach będziemy implementować i odpowiednio informować klientów (zgodnie z pkt 3.11 Regulaminu dot. zmian).

English summary

This section covers compliance with specific Polish regulations. We are prepared for the mandatory e-invoicing system (KSeF) – by Feb 2026 all our invoices will go through Poland’s e-invoice platform. Clients will receive structured invoices via KSeF, and we’ll ensure a smooth transition. For now, until 2026, invoices remain in PDF form, but we can also issue KSeF invoices upon request as part of early adoption. We also confirm our company’s compliance with social security (ZUS) obligations for any staff – although that mainly affects our internal operations, not the service to clients. If in future our platform adds features that interact with ZUS or similar government systems, we will ensure they meet all legal requirements. Additionally, we stay up to date with other legal duties: consumer protection laws (e.g. digital content rights), telecommunications law (cookies consent), tax law (e.g. VAT, white list), data protection (GDPR/UODO). We adapt our policies and service as laws evolve – for example, adjusting to changes in the KSeF rollout. Clients can trust that using Asystio helps them remain compliant on these fronts, as we proactively implement the necessary legal updates.