Prywatność kandydatów (rekrutacja) (Privacy Policy for Job Applicants)
Asystio może w przyszłości prowadzić rekrutacje pracowników/współpracowników. W tej sekcji przedstawiamy, jak przetwarzamy dane osobowe osób kandydujących do pracy lub współpracy, zgodnie z RODO i Kodeksem pracy. Ta polityka będzie stosowana wobec wszelkich CV, listów motywacyjnych i informacji otrzymanych od kandydatów niezależnie od formy (e-mail, formularz, portal rekrutacyjny).
18.1. Administrator danych kandydatów
Administratorem danych osobowych kandydatów jest Kamil Rogaczewski (Asystio) – dane adresowe jak w niniejszym dokumencie. Kontakt w sprawach rekrutacji i danych: e-mail [email protected] (lub [email protected]).
18.2. Zakres zbieranych danych
W procesie rekrutacji przetwarzamy dane podane przez kandydata w CV i innych dokumentach: imię, nazwisko, dane kontaktowe (telefon, e-mail), przebieg wykształcenia i doświadczenia zawodowego, umiejętności, ewentualnie zdjęcie (jeśli kandydat umieścił), oraz inne informacje dobrowolnie przekazane (np. zainteresowania). Uwaga: nie wymagamy podawania danych wrażliwych (typu pochodzenie, orientacja, stan zdrowia) – prosimy, by takich informacji nie umieszczać. Jeśli kandydat zamieści zdjęcie, traktujemy to jako jego decyzję (zdjęcie nie jest obligatoryjne). W trakcie rekrutacji możemy notować wyniki rozmów kwalifikacyjnych, testów, referencje.
Podstawa prawna:
- Art. 6 ust.1 lit. c RODO w zw. z art. 221 §1 Kodeksu pracy – w zakresie danych niezbędnych przy zatrudnieniu na umowę o pracę (imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje, przebieg zatrudnienia) – przetwarzamy je bo prawo pracy tego wymaga.
- Art. 6 ust.1 lit. a RODO – zgoda kandydata na przetwarzanie dodatkowych danych poza wymaganymi (np. zdjęcia, zainteresowań, lub danych w CV wykraczających poza kp 221) – uznajemy, że skoro kandydat je zamieścił dobrowolnie, to zgadza się na ich przetwarzanie w celu rekrutacji.
- Art. 6 ust.1 lit. f RODO – nasz uzasadniony interes, by ocenić kandydata i wybrać najlepszego (przy poszanowaniu jego praw).
18.3. Cel przetwarzania
Wyłącznie przeprowadzenie procesu rekrutacji na konkretne stanowisko, ewentualnie przyszłe rekrutacje jeśli kandydat wyrazi na to zgodę. Dane nie będą wykorzystywane do innych celów (np. marketingu).
18.4. Okres przechowywania
- Dane kandydatów, którzy nie zostaną zatrudnieni, usuwamy lub anonimizujemy niezwłocznie po zakończeniu rekrutacji (np. w ciągu 2 tygodni od zatrudnienia wybranej osoby). Jeśli chcemy zachować CV do kolejnych rekrutacji, poprosimy o zgodę kandydata na dłuższe przechowanie (max 12 miesięcy). Bez takiej zgody – usuniemy.
- Dane kandydata zatrudnionego wejdą do akt osobowych pracownika i będą przechowywane zgodnie z przepisami prawa pracy (min. 10 lat obecnie).
- W przypadku procesu opartego o umowy cywilnoprawne (zlecenie/B2B) – dane niewybranych kandydatów podobnie usuwamy po procesie, a wybranych przechowujemy przez czas trwania współpracy i rozliczeń (np. żeby móc skontaktować się ponownie).
18.5. Prawa kandydatów
Osobom przekazującym nam swoje CV przysługują prawa z RODO: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia (jeśli np. wycofają się z rekrutacji i chcą żebyśmy skasowali ich CV – spełnimy to żądanie), ograniczenia przetwarzania, a także prawo do cofnięcia zgody (jeśli podstawą była zgoda – np. dane dodatkowe lub przyszłe rekrutacje). Cofnięcie zgody nie wpływa na legalność dotychczasowego przetwarzania. Kandydat ma też prawo do przenoszenia danych (ale w praktyce w rekrutacji to rzadko istotne) i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na interesie administratora. Aby skorzystać z praw, należy skontaktować się z nami (dane kontaktowe powyżej).
18.6. Udostępnianie danych
Dane kandydatów co do zasady nie są ujawniane innym podmiotom. Dostęp do nich ma nasz wewnętrzny zespół rekrutacyjny i kadrowy. Wyjątki:
- Jeśli korzystamy z portalu rekrutacyjnego (np. pracuj.pl, LinkedIn jobs) – to dane są tam przetwarzane zgodnie z regulaminem danego portalu (my je pobieramy stamtąd, portal jest niezależnym administratorem).
- Możemy za zgodą kandydata przekazać jego dane naszym doradcom lub partnerom, jeśli rekrutacja tego wymaga (np. sprawdzenie referencji u byłego pracodawcy – tylko za wiedzą kandydata).
- W razie kontroli lub obowiązków prawnych – organy państwowe mogą żądać wglądu (mało prawdopodobne w fazie rekrutacji).
18.7. Brak profilowania i zautomatyzowanych decyzji
Dane kandydatów nie podlegają zautomatyzowanemu profilowaniu. Nie stosujemy testów psychometrycznych czy scoringu AI bez udziału człowieka – każda aplikacja jest oceniana indywidualnie przez nasze osoby rekrutujące. Wszelkie decyzje (zaproszenie na rozmowę, zatrudnienie) są podejmowane przez ludzi.
18.8. Dobrowolność podania danych
Przekazanie nam danych w ramach aplikacji jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. W zakresie danych wymaganych (imie, nazwisko, kontakt, podstawowe kwalifikacje) – ich niepodanie uniemożliwi rozpatrzenie kandydatury. Podanie dodatkowych danych (zdjęcie, zainteresowania) jest opcjonalne i brak ich podania nie wpływa negatywnie na ocenę – koncentrujemy się na kwalifikacjach.
18.9. Bezpieczeństwo rekrutacyjnych danych
CV i dokumenty kandydatów przechowujemy w systemie informatycznym (np. w zabezpieczonym folderze w Google Drive lub dedykowanym ATS – applicant tracking system). Dostęp mają tylko upoważnione osoby, a po okresie retencji dokumenty są trwale kasowane. Dokumenty papierowe (jeśli by takie były) są przechowywane w zamkniętej szafce i niszczone po użyciu.
18.10. Informacja zwrotna dla kandydatów
Staramy się udzielać informacji zwrotnej kandydatom, zwłaszcza jeśli przejdą do zaawansowanego etapu rekrutacji. Jednak nie zawsze jesteśmy w stanie odpowiedzieć każdemu aplikującemu – brak odpowiedzi przez 30 dni od aplikacji można uznać za niezakwalifikowanie się. Dane takiego kandydata i tak będą usunięte po zakończeniu procesu.
English summary
This section addresses how we handle personal data of job applicants. When someone applies to work with Asystio, we collect only relevant data (name, contact, CV details) and do not require sensitive info. The data is used solely for recruitment and based on legal grounds (compliance with labor law for basic data, and consent for any extra data like photo). We keep candidate data only through the recruitment process; if not selected, we delete it shortly after (unless they consent to keep it for future openings, max 12 months). Candidates have the right to access, correct, or delete their data, etc. We do not share candidate data externally except through whatever job platform they applied on or if referencing with permission. No automated decisions are made – all hiring decisions have human involvement. Providing data is voluntary but necessary to be considered. We secure candidate data (limited access, secure storage) and dispose of it properly once it’s no longer needed.